Вітаю, друзі.
Ви досі копіюєте дані з документа Word в Excel частинами? Уявляю, скільки часу і сил забирає у вас цей процес. Насправді розробники Microsoft Office давно подбали про нас і спростили завдання. У цій статті ви дізнаєтеся, як перевести документ word в excel швидко і легко. Причому мова йде не тільки про таблиці, але також списки та іншої інформації.
Щоб якісно перетворювати ворд на ексель, спочатку потрібно зрозуміти принцип цієї дії. При перенесенні інформації програма сама визначає, які дані повинні бути поміщені в ті чи інші комірки, рядки і стовпчики. Тому не завжди виходить саме так, як вам хотілося б.
Метод 1: просте копіювання
Дивіться також: "Примітки в Excel: як додати, приховати, змінити, вилучити "
Копіювання вмісту документа Word в Ексель вимагає особливої уваги, оскільки структура представлення даних у цих програмах значно відрізняється. Якщо просто скопіювати текст і вставити текст, кожен з його абзац буде розміщений у новому рядку, і зручність його подальшого форматування буде досить сумнівною. При проведенні подібних операцій з таблицями нюансів ще більше, але це вже тема для окремої статті.
Отже, давайте розберемося, що саме потрібно робити:
- Виділяємо текст у документі Word. Потім клацніть правою клавішею миші на виділеному фрагменті і виберіть пункт «Копіювати». Також можна скористатися кнопкою «Копіювати», розташованою на Стрічці серед інструментів розділу «Буфер обміну» (вкладка «Головна»). Або ви можете скористатися комбінацією клавіш Ctrl + C (або Ctrl + Ins).
- Запускаємо Ексель і вибираємо комірку, починаючи з якої буде вставлено раніше скопійований у Word текст.
- Натисніть праву кнопку миші у контекстному меню, щоб натиснути значок вставки «Зберегти початкове форматування» у групі «Параметри вставки». Натисніть кнопку «Вставити» в розділі інструментів «Буфер обміну» ліворуч (вкладка «Головна»). Або ж можна скористатися комбінацією клавіш Ctrl + V (або Shift + Ins).
- Текст успішно перенесено з Word до Екселя, при цьому кожен абзац знаходиться в окремій комірці. Подальше редагування здійснюється згідно з необхідним результатом і може включати в себе зміну меж рядків і стовпчиків, а також інші операції для надання матеріалу необхідного виду.
Метод 2: розширене копіювання
Наступний метод перенесення інформації з файлу Word до документа Ексель більш складний порівняно з описаним вище, але дозволяє частково контролювати та налаштовувати формат підсумкових даних вже в процесі перенесення.
- Відкриваємо необхідний документ у Ворд. У розділі інструментів «Абзац» вкладки «Головна» знаходимо значок «Відобразити всі знаки», якщо ви натиснете на який відкритий документ буде розмічений символами, які дозволяють його максимально структурувати.
- У режимі відображення спеціальних недрукованих знаків кінець кожного абзацу виділяється відповідним символом. Це дозволяє вилучити порожні абзаци, оскільки інакше, після перенесення в Ексель, інформація буде спотворена, і між абзацами з'являться порожні рядки.
- Коли всі зайві знаки видалені, переходимо в меню «Файл».
- У відкритому меню виберіть пункт «Зберегти як». Для вибору місця збереження натискаємо кнопку «Перегляд».
- У вікні збереження вибираємо місце, вводимо назву, а також визначаємо тип файлу як «Звичайний текст» (розширення * .txt). Потім натискаємо кнопку «Зберегти».
- Вікно перетворення файла на цьому кроці (якщо з'явиться) не потребує втручання, тому просто натискаємо OK.
- Запускаємо Excel, переходимо в меню «Файл», клікаємо за пунктом «Відкрити», потім - «Огляд».
- У списку типів файлів виберіть «Всі файли (*. *)». Знаходимо раніше збережений текстовий документ і тиснемо кнопку «Відкрити».
- Наступні кроки присвячені роботі з Майстром імпорту текстів. У першому його вікні як формат вихідних даних вибираємо «З роздільниками» та натискаємо «Далі».
- Потім встановлюємо ком в якості символу-роздільника тексту, всі інші галочки в групі «Символом-роздільником є» прибираємо (даний параметр налаштовується залежно від вихідного тексту та конкретних завдань). Натискаємо «Далі».
- Наступним кроком визначимо кінцевий формат для перенесених даних. Оскільки дані - текстові, вибираємо або «загальний», або «текстовий» формат у параметрі «Формат даних стовпчика». Натискаємо «Готово».
- На відміну від попереднього способу, кожна частина абзацу, виділена всередині нього комами, вставляється в окремі комірки рядка, розподіляючись по стовпчиках. Це спрощує процес подальшого форматування та структурування інформації. Наприклад, можна розтягувати стовпчики, як показано на зображенні нижче, а потім працювати з окремими фрагментами тексту в абзаці.
Якщо говорити про перенесення таблиць, то цей метод цілком підходить для даної процедури. Однак кількість нюансів процесу вимагає його докладного розгляду в окремій статті.