Розгляньмо основні способи фільтрування та сортування даних за кольором (як за заливкою комірки, так і за заливкою тексту) в Excel.
Для початку згадаємо, в чому ж користь від сортування і фільтрації даних в Excel, і навіщо вона взагалі потрібна?
При проведенні аналізу даних сортування і фільтрація допомагають структурувати, впорядковувати дані або проводити пошук. Наприклад, комірки або діапазони даних можна розфарбовувати в різні кольори з метою виділення конкретних даних, які в подальшому можна додатково проаналізувати.
При цьому фільтрація дозволяє показати лише ті дані, які задовольняють заданим критеріям, і відповідно, приховати ті дані, які не підходять за умовою. Сортування показує всі дані, але впорядковує їх згідно з заданими критеріями.
У загальному випадку в Excel можна сортувати за алфавітом (для тексту), за зростанням або вбиванням (для чисел), однак давайте познайомимося з ще одним варіантом сортування - за кольором, і розглянемо 2 способи, що дозволяють сортувати і застосовувати фільтр до даних:
- Автофільтр та інструмент «Налаштовуване сортування» (доступний починаючи з версії Excel 2007);
- Застосування функцій користувача.
Що це за функція? Опис
Що означає розширений фільтр Excel? Це функція, яка дозволяє розмежовувати вибрані дані (за стовпчиками в «Екселі») щодо введених вимог.
Наприклад, якщо у нас є електронна таблиця з відомостями про всіх учнів школи (зріст, вага, клас, стать тощо), то ми з легкістю зможемо виділити серед них, скажімо, всіх хлопчиків зі зростом 160 з 8-го класу. Це можна зробити за допомогою функції «Розширений фільтр» у Excel. Про неї ми і будемо детально розповідати далі.
Підведемо підсумки
Якщо вам доводиться працювати з великими таблицями в Ексель, причому потрібно мати можливість швидко відібрати ті чи інші дані, то застосування фільтрів заощадить вам дуже багато часу. Чим більша таблиця, тим більша вигода від застосування фільтрів.
Наведений приклад взято з мого навчального курсу за Microsoft Excel. Використання фільтрів з більш складними умовами відбору я розглядаю на заняттях.
Звантажити файл, на прикладі якого я розглядав роботу з фільтрами, ви можете за цим посиланням.
Як робити правильно?
Як зробити розширений фільтр Excel? Щоб було зрозуміло, яким чином відбувається процедура і як вона робиться, розглянемо приклад.
Інструкція щодо розширеної фільтрації електронної таблиці:
- Необхідно створити місце вище основної таблиці. Там і будуть розташовуватися результати фільтрації. Має бути достатня кількість місця для готової таблиці. Також потрібен ще один рядок. Вона буде розділяти відфільтровану таблицю від основної.
- У найперший рядок звільненого місця скопіювати всю шапку (назви колонок) основної таблиці.
- Ввести потрібні дані для фільтрування у стовпчик. Зазначимо, що запис має виглядати наступним чином: = «= фільтроване значення».
- Тепер необхідно пройти в розділ «Дані». В області фільтрування (значок у вигляді вирви) виберіть «Додаткові» (знаходиться в кінці правого списку від відповідного знака).
- Далі у спливаючому віконці потрібно ввести параметри розширеного фільтра в Excel. «Діапазон умов» та «Початковий діапазон» заповнюються автоматично, якщо було виділено комірку початку робочої таблиці. Інакше їх доведеться вводити самостійно.
- Натиснути OK. Буде відкрито налаштування параметрів розширеної фільтрації.
Після виконаних кроків в основній таблиці залишаться тільки записи за вказаним значенням розмежування. Щоб скасувати останню дію (фільтр), натисніть кнопку «Очистити» у розділі «Дані».
Фільтрування даних у діапазоні або таблиці
У цьому курсі:
Використовуйте автофільтр або вбудовані оператори порівняння, такі як «більше ніж» і «перші 10», в Excel, щоб відобразити потрібні дані і приховати інші. Після фільтрування даних у діапазоні комірок або таблиці можна або повторно застосувати фільтр, щоб отримати актуальні результати, або очистити фільтр, щоб заново відобразити всі дані.
Використовуйте фільтри, щоб тимчасово приховувати деякі дані в таблиці і бачити тільки ті, які ви хочете.
Фільтрування діапазону даних
Виберіть будь-яку комірку в діапазоні даних.
Виберіть фільтр
> даних.
Клацніть стрілку у заголовку стовпчика.
Виберіть текстові фільтри
Числові фільтри, а потім виберіть Порівняння, напримермежу.
Введіть умови фільтрування і натисніть кнопку Гаразд
.
Фільтрування даних у таблиці
Під час розміщення даних до таблиці елементи керування фільтрами автоматично додаються до заголовків таблиці.
Клацніть стрілку у заголовку стовпчика, вміст якого ви бажаєте відфільтрувати.
Зніміть позначку з пункту (Вибрати всі)
і виберіть поля, які потрібно відобразити.
Натисніть кнопку OK
.
Стрілка заголовка стовпчика перетворюється на значок фільтра
. Натисніть цю піктограму, щоб змінити або очистити фільтр.
Статті за темою
Відфільтровані дані відображають лише ті рядки, які відповідають зазначеній умові та приховують рядки, які не потрібно відображати. Після фільтрування даних ви можете скопіювати, знайти, змінити, форматувати, вивести на діаграму і надрукувати підмножину відфільтрованих даних, не переміщуючи і не змінюючи його.
Ви також можете виконати фільтрування за кількома стовпцями. Фільтри є аддитивними, що означає, що кожен додатковий фільтр ґрунтується на поточному фільтрі і додатково скорочує підмножину даних.
Примітка:
Якщо ви використовуєте діалогове вікно «Пошук», для пошуку фільтрованих даних можна шукати лише дані, які відображаються у списку. Пошук даних, які не відображаються, не виконується. Щоб знайти всі дані, зніміть всі фільтри.
Два типи фільтрів
За допомогою автофільтра ви можете створити два типи фільтрів: за значенням списку або за критерієм. Кожен з цих типів фільтрів є взаємовиключним для кожного діапазону комірок або таблиці стовпчиків. Наприклад, можна виконати фільтрацію за списком чисел або умовою, але не за обома; Ви можете відфільтрувати за піктограмою або фільтром, але не до обох.
Повторне застосування фільтра
Щоб визначити, чи застосовано фільтр, зверніть увагу на значок у заголовку стовпчика.
стрілка списку, що розкривається, означає, що фільтрація включена, але не застосовується.
Якщо ви наведете вказівник миші на заголовок стовпчика, для якого увімкнено фільтрацію, але не застосовуватиметься, з'являється Екранна підказка «(з'являються всі)».
Кнопка фільтра означає, що фільтр застосовано.
При наведенні курсора миші на заголовок стовпчика з фільтром Екранна підказка відображає фільтр, застосований до цього стовпчика, наприклад, «дорівнює червоному кольору комірки» або «більш ніж 150».
Коли фільтр повторно застосовує різні результати з наступних причин:
Дані були додані, змінені або видалені в діапазон комірок або стовпчик таблиці.
значення, що повертаються формулою, змінилися, і аркуш було перераховано.
Робота з розширеним фільтром в «Екселі»
Як користуватися розширеним фільтром в Excel? Для "