Як у «Ворді» зберегти документ - покрокова інструкція

У 273 році нашої ери згоріла Александрійська бібліотека. Стародавні єгиптяни не змогли зберегти документи, що знаходилися в ній.

Сьогодні ж, достатньо знати кілька функцій текстового редактора Microsoft Word, щоб убезпечити себе від загрози втрати даних.

У цій статті докладно розберемося як зберігати у ворді документи і що робити, якщо з якоїсь причини забули зберегти зміни.

• У якому форматі зберігати вордівські документи;
• Як зберегти документ у форматі Word;
• Зберегти документ як...;
• Що робити, якщо забув зберегти документ;
• Як знайти останній збережений документ;
• Word не зберігає зміни: Документ захищений командою «Обмежити редагування»;
• Файл забезпечений атрибутом «Тільки для читання»;
• Word відмовляється зберігати файли;
• Системні проблеми.

В якому форматі зберігати вордівські документи

Старі та нові версії текстового редактора MS Word містять різні формати документів. У текстовому редакторі використовуються суфікси:

• .doc - розширення старого зразка, застосовувалися до версії 2003 року;
• .docx - розширення нового зразка, застосовується у версіях від 2003 року.

Якби всі користувачі йшли в ногу з часом, думаю проблем би не виникло, але оскільки багато хто, просто не хоче займатися оновленням програмного забезпечення, з'являються проблеми пов'язані з відкриттям текстових файлів і передати свою роботу на перевірку або узгодження, не є можливим.

Справа в тому, що більш нові версії (від 2003 року) MS Word, без проблем працюють як з розширенням .docx, так і з .doc, а ось редактори більш старі, не здатні відкрити сучасний формат .docx, що викликає ряд труднощів.

Існує перевірене часом рішення:

1. Ми не в силах змусити всіх перейти на новий Word, але ми можемо зберігати документи у форматі .doc, що вирішить конфлікт текстових редакторів.
2. Перш ніж зберегти документ, переконайтеся, яку версію Word має користувач, який передаватиме файл.

Альтернативним варіантом відкриття нових форматів, є онлайн версія Word. Ви завжди можете відкрити документ через безкоштовні програми Office Online, і зберегти у відповідному вам форматі, для подальшого редагування на своєму комп'ютері.

Як зберегти документ у форматі Word

Тепер ви знаєте, що вордовські документи можна зберегти в двох форматах (.doc, .docx). Розгляньмо, що потрібно зробити, щоб зберегти файл.

При першому збереженні тексту у ворді, слід:

1. Клацніть на вкладці «Файл» в основному меню і виберіть пункт «Зберегти» або натисніть клавішу Ctrl + S.
2. У результаті відкриється вікно «Збереження документа».
3. Далі слід вибрати куди потрібно зберегти документ. Для цього знайдіть потрібну теку в провіднику і клацніть по ній один раз лівою клавішею миші.
4. Якщо Вам потрібно зберегти документ до теки другого або третього рівня, виконайте 3.
5. Після вибору теки слід вказати назву файла. Знайдіть рядок «Назва файлу» і напишіть назву вашого документа.
6. Рядок нижче підписано як «Тип файлу», тут Ви можете встановити цікавий формат.

Рядок «Документ Word» зберігає файл у форматі .docx, рядок «Документ Word 97 - 2003» зберігає файл у форматі .doc.

1. Натисніть кнопку «Зберегти» або клавішу Enter.

Якщо документ збережено у файл, всі наступні виправлення можна зберегти або знову заходити у «Файл» - > «Зберегти», або зберегти за допомогою клавіатури, клавішами Ctrl + S або Shift + F12.

Зберегти документ як...

Функція є корисною в багатьох випадках, коли ви працюєте з документами, коли бажаєте зберегти текст у ворді під різними форматами.

Наприклад, потрібно зберегти документ для старої версії Word у форматі .doc, або .rtf, або змінити назву документа, варіантів може бути багато.

Один з таких, під час роботи з першоджерелами, виникає необхідність створити новий документ на базі відкритого і потім редагувати його. Для цього існує команда «Зберегти як».

Розглянемо, як це робиться:

1. У стрічці основного меню скористайтеся вкладкою «Файл».
2. Клацніть за командою «Зберегти як» або натисніть клавішу F12 на клавіатурі.
3. У діалоговому вікні виберіть теку, щоб зберегти документ.
4. У рядку «Назва файлу» вкажіть нову назву файлу.
5. У рядку «Тип файлу» ви можете змінити поточний суфікс на будь-який спадний список.
6. Натисніть клавішу Enter на клавіатурі або клацніть «Зберегти».

Виконавши ці дії, Ви отримаєте два файли. Один вихідний, він буде збережений на Вашому комп'ютері і другий новий, він буде відкритий і теж збережений на ПК, але вже під іншою назвою і можливо розширенням.

Як створити новий шаблон Word: основні етапи

Кожен документ, створений у програмі Ворд, заснований на якомусь шаблоні, навіть якщо користувач для цього нічого не робив.

Шаблон - це зразок для створення нового тестового аркуша, який зберігає різні елементи і складає основну його частину.

Тобто вони є невід'ємними частинами, що визначають структуру документів і включають такі налаштування: шрифт, макроси, автотекст, параметри сторінки, стиль тощо.

Поговоримо сьогодні про те, чим може бути корисний шаблон для Ворда, які види виділяють, як його можна створити і змінити.

Користь і різновид інструментів

Шаблон Word - це текстовий інструмент, завдяки якому економиться час на написанні різних робіт.

Використовуючи в програмі Ворд готові інструменти або створивши новий за будь-якою статичною формою, де збережуться певні поля для заповнення, користувачеві в подальшій роботі доведеться тільки вводити змінні дані, а постійні будуть включатися автоматично, причому незалежно від виду даних.

У програмі Ворд виділяють 2 основних типи:

• загальні (глобальні);
• шаблони документів (налаштовані та користувацькі) або локальні.

Ви також можете використовувати для роботи шаблон з суфіксом, який є наступним:

• dotm (зі вмістом макросів або програми), де літера «m» передбачає макрос;
• dotx (без макросів і програм), де «x» - заснований на XML.

Як вже згадувалося, будь-який текстовий аркуш у редакторі створюється на основі форми, частіше за все заданої за замовчуванням. Шаблон стандартний має назву normal.dot.

Але не всім відомо, що в редакторі є й інші, корисні форми для написання листів, факсів, заяв та інших типів.

Ви можете скористатися формами, закладеними у Ворд, вибираючи команду «Файл», де у вікні, що відкрилося, натисніть кнопку «Створити», що призведе до завдання «Створити документ».

Щоб створити нові текстові аркуші на основі шаблону, можна використовувати стандартні форми, включені в пакет Microsoft Office, або ж застосувати той, який був скачан з офіційного сайту.

У першому випадку при виборі потрібної команди відкриється вікно, де можна буде підібрати потрібну форму, причому необхідно враховувати, що кожен шаблон розміщений на вкладках відповідно до конкретного призначення.

Вибравши за вимогами більш відповідний шаблон, документ відповідно буде змінено.

Основні етапи створення шаблонів

Для того щоб створювати нові шаблони, які будуть задовольняти ваші індивідуальні потреби, необхідно:

1. Зберегти потрібну форму файлу як шаблон документа. Для цього виберіть «Файл», потім виберіть команду «Зберегти як», де клацніть «Тип файлу» у вікні: Шаблон. При цьому необхідно звернути увагу, щоб не відбулося збереження поверх наявного файлу з ім'ям Normal.dot, оскільки це може призвести до подальших проблем у роботі з програмою.
2. Заповнити документ даними, які в подальшому будуть автоматично завантажуватися при створенні нового.
3. Ввести змінні таким шляхом: «Вигляд» - «Панель інструментів» - «Форми».
4. Увімкнути захист від змін шляхом вибору команди «Інструменти» та «Захист».... Цю дію слід виконувати при потребі надалі захищати інструменти від небажаних змін. Захист можна зняти аналогічним способом, тільки вибравши кнопку «Зняти захист».

Ось такий малий перелік необхідних дій потрібно, щоб створити новий шаблон. Змінити його також не складе труднощів і не займе багато часу. Достатньо, щоб змінити форму, клацніть правою кнопкою миші, де у вікні, що відкрилося, виберіть «Змінити». Увімкнути новий інструмент можна подвійним кліком за його назвою на панелі завдань. Тепер робота в програмі Ворд буде для вас з урахуванням отриманих знань ще більш приємна і проста.

Джерело: https://itguides.ru/soft/word/kak-sozdat-novyj-shablon-word-osnovnye-etapy.html

Що робити, якщо забув зберегти документ

Ні для кого не секрет, що людині властиво помилятися, а комп'ютер просто машина, тому виникають ситуації, коли документ закривається без збереження.

Завис комп'ютер, стався збій і Word закрився, скакнуло напруження і комп'ютер вимкнувся, закрив ворд не зберіг текст документа, подібних випадків можна перерахувати дуже багато, але факт залишається фактом, документ, над яким працювали дуже довго, не зберігся.

Або навпаки, запрацювався, частину документа видалив і випадково натиснув «Зберегти» і тепер треба повернути більш ранню версію.

Уникнути таких ситуацій, допоможе вбудована функція автозбереження документа. Ця функція зберігатиме документ за певну кількість хвилин автоматично.

І все ж, бувають випадки, часто від неуважності або втоми, коли при закритті документа, машинально натиснув «Не зберігати». Звичайно ж, всі останні зміни будуть втрачені, але частково, файл вдасться врятувати..

Розгляньмо, що слід робити, якщо вийшли без збереження або в результаті програмного збою закрився текстовий редактор WS Word або вимкнули світло і комп'ютер вимкнувся.

1. Увійдіть до меню «Файл».
2. Виберіть «Параметри».
3. Клацніть на рядку «Збереження».
4. Скопіюйте адресу теки з комірки «Каталог даних для автовстановлення».
5. Відкрийте «Провідник» і вставте в адресний рядок скопійовану інформацію.
6. У відкритому вікні знайдіть останній збережений файл. Час збереження знайдете в колонці «Дата збереження».
7. Відкрийте файл і побачите, що цей документ було втрачено останнім автоматичним зберіганням.
8. Відкрийте цей файл за допомогою редактора Word і, скориставшись командою «Зберегти як», присвойте потрібну назву та вкажіть теку для збереження.

Автоматичне відновлення

Під час роботи над документами Word автоматично зберігає їх у тимчасову теку. Існує можливість відновити файл, скориставшись автоматичним відновленням

, якщо Ви забудете зберегти зміни або станеться помилка.

Як відновити документ

Типово Word автоматично зберігає кожні 10 хвилин. Якщо документ редагувався менше 10 хвилин, Word може не встигнути виконати автозбереження.

Якщо Ви не бачите потрібний файл, ви можете переглянути всі автоматично збережені файли у перегляді Backstage. Відкрийте вкладку Файл

, натисніть кнопку Керування версіями, а потім виберіть пункт Відновити незбережені документи.

Коли ви напишете заголовок, відразу збережіть документ

, щоб у разі непередбачених обставин, не втратити документ, над яким працювали цілий день!

Як знайти останній збережений документ

Не досвідчені користувачі текстового редактора, часто не звертають уваги в яку теку зберігають свій документ, а потім не можуть його знайти. Ситуація поширена і вирішується у два кліки.

Знайти останній збережений документ допоможе наступний алгоритм:

1. Відкрити меню «Файл».
2. Виберіть рядок з командою «Останні» і клацніть лівою кнопкою миші.
3. У відкритому вікні Ви побачите два стовпчики: у першому стовпчику буде останній закритий документ; у другій теці, де його збережено.

Word не зберігає зміни

Чому Ворд не зберігає документ? Можливо, Ви стикалися з проблемою, коли Word відмовляється зберігати відредагований документ. Цьому є різні пояснення почнемо з програмного.

Документ захищений командою «Обмежити редагування»

Повідомлення вискакує, коли на документ встановлено захист. Щоб зняти обмеження, слід знати пароль і тоді:

1. У головному меню виберіть «Рецензування».
2. Клікнути на іконку «Захист».
3. У відкритому меню знайдено кнопку «Вимкнути захист».
4. У новому вікні введіть пароль і натисніть «Ok». Після цього Ваш документ буде доступний для редагування і збереження.

Файл забезпечено атрибутом «Тільки для читання»

Щоб позбудеться проблеми слід:

1. Закрити документ, який ви редагуєте.
2. Знайти його у збереженій теці і клацнути правою кнопкою миші.
3. У діалоговому вікні команд ви знайдете «Властивості».
4. У діалоговому вікні «Властивості» на вкладці «Загальні».
5. Зняти галочку з команди «Атрибути» «Тільки читання».

Word відмовляється зберігати файли

Що робити якщо ворд не зберіг документ? З якої причини? Так, прос "