Ми постійно намагаємося заощадити час, правильно їм розпорядитися. Але часом в гонитві за зайвою хвилинкою стаємо заручниками тайм-менеджменту і потрапляємо в пастки, які не додають час, а забирають його.
Пастка: звичка - друга натура
За все життя ми в середньому 7 років проводимо у ванній кімнаті, 6 років - за їжею, 5 років - у чергах, 3 роки - розмовляючи по телефону, 8 місяців - переглядаючи непотрібну пошту, 6 місяців - на червоному сигналі світлофора.
У кожного з нас є свої повсякденні ритуали: як ми збираємося на роботу, як добираємося, як проводимо час після. Звикаючи «вершити справи» в певній послідовності, ми за замовчуванням вважаємо, що оптимізували часові витрати на життєві дрібниці. А за фактом виходить, що практично живемо в режимі автопілота. Ми не замислюємося, чи так потрібні всі ці маніпуляції або все ж вони не мають ніякого вирішального значення.
Порада: проаналізуйте свій середньостатистичний день, напевно знайдеться заняття, яке ви робите за звичкою або з невиправданою частотою. Чи потрібне вам вологе прибирання частіше одного разу на тиждень, якщо маленьких повзаючих по підлозі дітей у вас немає? Чи волосся справді потребує миття щодня?
Пастка: ні хвилини спокою
«Справі час - потіху годину»: це, напевно, найдавніший закон тайм-менеджменту. У його раціональному зерні не доводиться сумніватися: щоб все встигати, важливо правильно розставити пріоритети. Необхідно робити упор на виконання завдань, періодично перемикаючись на відпочинок для «провітрювання» мізків.
Помилкою в цьому випадку стає перфекціонізм і сила волі, доведена до абсурду. Утроване розуміння сенсу прислів'я і відмова від відпочинку, поки не зробиш завдання (часом багатогодинне) повністю, загрожує перевантаженням організму.
Порада:робочому процесу в принципі властива певна динаміка з піками активності і зниженням ефективності. Відпочинок буде на благо, а вимучена працездатність - на шкоду. Перериваючись щогодини на 5-10 хвилин, ви впораєтеся із завданням швидше.
Пастка: важливе VS термінове
Всі справи і пов'язані з ними рішення можна розділити на чотири категорії.
наприклад, вас залили сусіди зверху або ви самі залили сусідів знизу, і розрулити ситуацію стає першорядним завданням.
наприклад, регулярні заняття спортом, довгострокове фінансове планування, дозвілля з сім'єю.
наприклад, робочі збори, на хід яких ваша відсутність абсолютно не вплине, або дзвінок приятельки, якій терміново треба «дещо обговорити» (згодом може з'ясуватися, що «дещо» - це бажання позичити грошей).
наприклад, пліткувати з колегами і прочитати рецензії на кіноновинку.
Намагаючись все встигнути, ми часто орієнтуємося на критерій терміновості, а не важливості. Але ж є справи, які дійсно важливі, хоча вони не обмежені часовими рамками. Тому з разу в раз відкладаються і відкладаються. Так само як і навпаки: є справи з встановленими термінами, але чи так вони важливі і чи так потрібна ваша участь і присутність?
Порада: розібратися в справжніх пріоритетах по-справжньому важливо і терміново. Задумайтеся, чи не пожирають справи з категорії «терміново, але не важливо» занадто багато часу, який ви могли б витратити на справи «важливо, але не терміново».
Пастка: за деревами лісу не видно
Управління часом - це тема, якій в останні роки приділяється дуже багато уваги на інформаційних теренах: статті в Інтернеті, друковані праці в книгарнях, публічні лекції від асів тайм-менеджменту для всіх бажаючих. Маса рекомендацій і принципів організації часу, про які ви навіть не здогадувалися, - не дивно, що ви втратили орієнтир при такому достатку порад і почали використовувати все підряд.
Порада: виберіть для себе ті поради, які сформують спосіб життя і мислення, зручний саме для вас. Одному підходить робити генеральне прибирання раз на тиждень, іншому - наводити порядок по 10-15 хвилин щодня. Третій взагалі не вважає, що потрібна якась система і прибирається під настрій, в кращому випадку раз на місяць. Якщо сумніваєтеся, увімкніть так званий «тестовий режим»: протягом тижня спробуйте жити, дотримуючись нового принципу, - це допоможе прийняти правильне рішення.
І пам'ятайте: час не можна знайти - його можна тільки запозичити у інших справ. У вас завжди буде 24 години в добі, не більше і не менше, а як їх провести - вирішувати вам.