Продуктивна робота будь-якого колективу практично неможлива без злагодженої і сумлінної роботи всіх співробітників. На жаль, дружня атмосфера присутня не всегда.Як врегулювати суперечку або розібратися з недобросовісним працівником? Оптимальним виходом є написання доповідної записки.
Що таке доповідна записка?
У підставі формулювання «доповідна записка» лежить значення терміну «доповісти» - передати інформацію. Доповідна записка представляє документ інформаційно-довідкового характеру, направлений керівнику організації або вищій службі. Папір містить докладний опис проблеми, факти, що підтверджують наявність порушення, а також прохання вжити заходів до вирішення ситуації. Виділяють 2 види запису:
- Внутрішня - спрямована на ім'я керівника відділу, підрозділу або підприємства в цілому - тобто в межах однієї організації.
- Зовнішня - спрямована у вищестоящу інстанцію.
Цілі написання доповідної записки
Основною метою доповідної записки, як уже випливає з назви документа, є інформування керівника про присутню проблему. Крім того, папір спрямований на:
- Благополучне і ефективне вирішення ситуації.
Не завжди проблеми, присутні в колективі, стосуються безпосередньо кожного співробітника. Однак, загальне порушення режиму роботи призводить до негативних наслідків, які зачіпають вже всіх працівників, - падає ефективність, безпека виробництва.
- Захист власних інтересів.
Доповідна записка може використовуватися як документ, що захищає інтереси однієї зі сторін конфлікту. Неприязні відносини між окремими співробітниками набагато краще спробувати врегулювати мирним шляхом.
- Зняття відповідальності.
Якщо працівник не в змозі вирішити проблемне питання, він може спробувати використовувати повноваження вищого керівника, виклавши йому суть проблеми. У цьому випадку працівник перекладає з себе відповідальність на інших осіб і до нього не можуть бути пред'явлені претензії.
Розділи доповідей
Незалежно від вигляду доповіді, написання цього типу документа включає такі основні розділи:
- Ввідна частина, що відображає суть подальшої оповіді. Інформація з цього розділу повинна показати всю серйозність проблеми, а також спонукати до її вирішення.
- Далі відбувається докладний виклад ситуації, її аналіз, завдані збитки. Якщо ті чи інші дії працівника порушили нормативні документи (в т. ч. в межах підприємства), даний факт також необхідно зафіксувати в записці.
- Розглядаються можливі шляхи вирішення ситуації, вносяться пропозиції.
- Додаються, якщо є, підтвердні документи.
Написання доповідної записки
- Написання документа починається із зазначення реквізитів адресата записки - його посади та ПІБ або назви організації та ПІБ керівника.
- Далі вказують назву відділу (для внутрішнього документа) або назву організації (для зовнішнього документа), ПІБ укладача записки.
- У центрі аркуша вкажіть заголовок документа (тему доповіді).
- Текст запису.
- Займана посада, прізвище та ініціали укладача, його підпис.
- Дата доповідної записки.