До винаходу месенджерів службові записки роками були звичним і прийнятним способом обміну інформації на роботі. Крім спілкування між співробітниками, службові записки використовуються для спілкування між компаніями. Саме через це службові записки завжди суворо професійні і достовірно передають інформацію. Щоб вміти їх писати, рекомендують розібратися в нюансах їх складання.
Стиль і мова
Оскільки службові записки можуть використовуватися не як приватне листування, а як запит або звернення, то мова її написання проста і офіційна.
- Тон службової записки сильно відрізняється від тону повідомлень у месенджерах. Емоції та суб'єктивність просять відкласти вбік, і навести всілякі аргументи, якщо записка містить претензії.
- У разі висловлювання будь-якої ідеї рекомендують зробити опитування або дослідження про користь цієї ідеї для компанії або якості роботи. При цьому рекомендують використовувати сигнальні фрази, щоб виділити дані з досліджень серед іншої інформації. Також радять виділяти відсилання до першоджерела.
- Шрифт і розмір тексту відіграють ключову роль у оформленні службової записки. Правильний шрифт зробить її легкочитною. Радять не робити текст менше 11 або 12 шрифтів. Їх стиль повинен бути найпростішим, не варто використовувати якийсь хитромудрий, з віньєтками.
- Поля у службовій записці рекомендують використовувати стандартні. Деякі редактори текстів містять вже готові шаблони, декілька з яких мають більш широкі поля, ніж зазвичай.
- Міжрядковий інтервал у службових записках може бути тільки один. До того ж радять не робити відступів в абзацах - це відволікає і додає записці зайвої вичурності.
Підготовка
Якщо необхідно передати інформацію кільком людям, то рекомендують вдатися до службової записки. Особливо вона незамінна в ситуаціях, де факт передачі інформації повинен бути зафіксований. Але рекомендують пам'ятати, що деякі дані в письмовому вигляді відображати не можна.
- Форма і зміст службової записки безпосередньо залежать від переданої інформації. Більшість записок містять опис поставлених завдань, способи вирішення проблем або звіти.
- Якщо в процесі роботи над кількома проектами виникне бажання поділитися міркуваннями про них у записці рекомендують цього уникати. Одна службова записка може містити питання тільки по одному проекту.
Написання запису
Після підготовки настає етап написання службової записки.
- Починають завжди з заголовку. У верхній частині аркуша пишуть «Записка», розміщуючи сам напис по центру або ближче до лівого краю сторінки. Якщо немає досвіду в написанні службових записок, рекомендують копіювати формат чужих записок, отриманих раніше.
- Пишуть заголовок. Він дуже важливий, оскільки повинен містити всю вичерпну інформацію про записку. Він містить імена і посади одержувачів і відправника. А також точну дату зі згадкою року і короткий опис теми самої записки. Іноді замість теми пишуть слово «щодо», слідом за ним перераховуючи вміст записки.
- Адресатів у службовій записці обмежують тільки тими особами, яких стосується інформація, що міститься в ній. Їх обов'язково необхідно вказати всіх без винятку. Головне, щоб їх було не дуже багато. Якщо вказати в ній всіх співробітників, це може призвести до того, що її не стануть читати.
- У діловому листуванні не рекомендується згадувати тільки імена або дружні клички, навіть якщо співробітник з начальником у приятельських відносинах. Згадка одержувача записки обов'язково містити повні ім'я з прізвищем і його посаду.
- Цього ж правила необхідно дотримуватися при поводженні зі співробітниками іншої компанії. Особливо важливо правильно вказати посаду. Тема записки повинна передавати суть змісту і при цьому не бути невиразною і розпливчастою. При цьому вітання в записці радять уникати. Можна почати її зі звернення «Шановні».
- Після звернення пишуть вступний розділ. Він містить невеликий опис мети надсилання службової записки. Деталі і дрібні подробиці в ньому зазвичай опускають.
- Основну інформацію пишуть коротко і ємко, прагнучи укласти її в 4 абзаци максимум. Стиль самої записки залежатиме від інформації, що міститься в ній. При цьому її ділять на параграфи - це дозволяє легше засвоїти прочитане і виділити важливі моменти.
- Кожному розділу присвоюють своє число і назву. Воно чітко вкаже на його вміст. Після цього першу пропозицію відводять для короткої розповіді про вміст параграфа. Якщо важливих моментів кілька, то роблять перелік.
- Службові записки рідко бувають більше пари сторінок і нерідко включають в себе абзац, що підбиває підсумки викладеної інформації. Якщо записка коротка, її нерідко опускають, але у великих записках з безліччю даних він просто необхідний. Крім інформації про записку в ньому міститься заклик до дії або обговорення.
- Якщо в компанії прийнята така практика, то службові записки завершують ім'ям з особистим підписом. Крім цього в кінці роблять згадки про всі додатки, якщо такі додавалися до записки. До цього вони обов'язково повинні були згадуватися в тілі записки.
Після вивчення всіх правил написання службових записок, це здасться не надто складною справою. Головне вивчити нюанси політики конфіденційності компанії і ретельно перевірити записку на предмет помилок перед відправкою.